Pada artikel kali ini kami akan membahas tentang tugas dan tanggung jawab seorang purchasing untuk teman-teman yang akan berkecimpung di dunia purchasing atau yang saat ini sedang wawancara untuk menjadi seorang purchasing tentu artikel ini sangat cocok buat kalian.
Sebelum kita membahas tentang tugas dan tanggung jawab purchasing maka perlu kita pahami dulu definisi dari purchasing yaitu departemen yang menangani proses pengadaan barang atau jasa pembelian ataupun penyewaan dalam sebuah perusahaan yang semua itu guna memenuhi kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu dibutuhkan seorang purchasing yaitu orang yang bertugas untuk melakukan pengadaan barang dan atau jasa di sebuah perusahaan dengan cara melakukan pembelian ataupun penyewaan dengan mempertimbangkan hal-hal khusus sesuai sop yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Adapun tugas seorang purchasing yaitu sebagai berikut :
Mengetahui kebutuhan perusahaan. Dalam sebuah perusahaan biasanya terbagi atas beberapa departemen. Ketika suatu departemen membutuhkan barang maka departemen tersebut akan membuat sebuah dokumen permohonan pengadaan barang atau dokumen tersebut disebut dengan purchase request yaitu dokumen yang berisi permintaan pembelian yang diajukan untuk pengadaan barang.
Lalu siapa yang bertanggung jawab atau membuat? yang membuat atau yang bertanggung jawab yaitu seorang user atau penggunanya. Misal Ketika suatu department membutuhkan sebuah barang maka user akan berdiskusi dengan para pimpinan departemen tersebut nah yang kemudian setelah diperoleh keputusan maka kemudian dibuatkan lah dokumen permintaan atau yang kita sebut dengan proses request tadi berisi permintaan pembelian yang diajukan untuk pengadaan barang.
Nah inilah yang dijadikan dasar untuk membuat sebuah pengadaan barang atau untuk membeli barang atau jasa purchase request. Selanjutnya dikirimkan ke Departemen purchasing untuk kemudian diproses oleh seorang purchaser dengan adanya nanti maka seorang purchaser sudah memiliki dasar untuk melakukan pengadaan barang. Adapun yang pertama dilakukan yaitu memilih supplier, biasanya perusahaan memiliki SOP. Minimal harus ada tiga supplier sebagai pembanding kemudian dipilih yang mana yang lebih murah misalnya atau yang bisa mengirimkan barang lebih cepat atau bisa juga karena bergaransi dan lain-lain.
Proses negosiasi disini artinya dicari yang paling optimum atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan keadaan keuangan perusahaan, akan terjadi proses permintaan dan penawaran antara purchaser dan player atau vendor purchaser mengajukan deskripsi barang yang akan dipesan kepada supplier kemudian supplier diminta untuk memberikan penawaran harganya setelah terjadi kesepakatan atau kedua belah pihak telah setuju dan Deal maka terjadilah proses transaksi dimana seorang purchaser kemudian akan membuatkan purchase order atau yang disebut dengan pop nah dokumenter inilah yang kemudian dijadikan dasar atau acuan oleh supplier untuk membuat invoice atau surat tagihan pengiriman barang kepada purchaser. Kalau yang dibutuhkan itu adalah berupa jasa misalkan jasa rental kendaraan atau jasa rental alat berat Nah maka proses selanjutnya yaitu dibuatkan sebuah kontrak perjanjian kerja antara perusahaan yang membutuhkan unit tersebut dengan supplier atau vendor yang memiliki unit tersebut.
Setelah terjadinya pemesanan dan barang sudah dikirim maka tugas purchaser tidak berhenti disitu akan tetapi selanjutnya purchaser harus memantau pengiriman barang hingga diterima dengan baik sampai di lokasi atau di werehouse dan setelah itu diterima oleh user. Adapun barang yang diterima kemudian dilakukan pengecekan oleh user, Apakah sesuai dengan permintaan atau tidak, jika tidak maka akan dilakukan return atau pengembalian barang oleh purchaser. Akan tetapi jika barang yang diterima sudah sesuai maka akan memproses invoice yang ada dan melakukan proses pembayaran yang mana biasanya melibatkan departemen Finance. dan tidak kalah penting yang harus dilakukan oleh purchasing yaitu pengarsipan seluruh dokumen yang ada pengarsipan, ini dapat berupa arsip manual atau juga dapat dengan menggunakan sebuah sistem atau aplikasi yang dimiliki oleh sebuah perusahaan.
Lalu tujuannya apa kok harus dilakukan pengarsipan?? yaitu sebagai track record terjadinya proses pemesanan atau pengadaan barang hal ini sangat berguna untuk Selanjutnya apabila terjadi pemesanan pada kebutuhan yang sama dimana hal tersebut akan lebih memudahkan dan mempercepat proses karena sudah memiliki data-data sebagai acuannya dan juga ketika ada out dari perusahaan maka Seorang purcase akan dapat menunjukkan dan menjelaskannya dengan baik.
Sekian yang dapat kami sampaikan, semoga bermanfaat……
